Työt järjesyykseen kalenterin avulla

Kalenteri on omassa työssäni välttämättömyys. Ilman sitä en varmaan muistaisi mitään ja olisin ihan joka paikasta myöhässä. Kalenterimanian löydettyäni kalenteri ei enää tuntunut ahdistavalta vaan mielenkiintoiselta ja siinä samalla huomasin hallitsevani kalenterin täytön paremmin kuin aikaisemmin. Työpäivät asettuivat omiin uomiinsa ja sitä yhtäkkiä alkoi muistaa asioita ihan toisella tavalla, kun kalenteria tulee otettua useaan otteeseen päivän aikana esille. Nyt pääsette hieman kurkkaamaan sitä, miten olen kalenterini järjestänyt.

Kuukausiaukeama

Kuukausiaukeama on aikakeskeisessä roolissa kalenterissa. Töissä on tilanteita, jolloin täytyy nopeasti hahmottaa koko kuukausi. Kuukausiaukeamasta löytyy säännölliset työtehtävät, joiden väri koodaus pysyy samana kuukaudesta toiseen. Lisäksi olen pyrkinyt laittamaan myös tärkeät menot ja vapaapäivät kuukausiaukeamaan ylös, sillä se helpottaa työtehtävien vastaanottamisessa tai ihmisten kanssa asioita sovittaessa kummasti. Kuukausiaukeaman sivussa on vielä hieman tilaa muistiin panoille. Siihen tulee kirjotettua sellaiset asiat, jotka eivät nyt oikeastaan sovi minnekään muuallekaan.



Kalenterin kuukausikoonti

Kuukausikoonti näyttää kerralla kaikki tärkeimmät asiat. Olen siihen merkinnyt syntymäpäiviä ja muita sellaisia tärkeitä päiviä, jotka on hyvä muistaa. Toisinaan merkitsen itselleni jonkin tavoitteenkin kuukaudelle, mutta omalla tavallani olen toisinaan todella huono tavoitteiden kirjaaja. Kaikkein tärkeimpänä kuukausikoonnissa on kuitenkin kohta, johon kirjaan ne asiat, joita ei saa unohtaa. Tuo yllä oleva kuva on hyvä esimerkki siitä, miltä kuukausikoontini näyttävät. Ne rakentuvat aina oikeastaan samalla tavalla, sillä olen laittanut jokaiseen kuukausikoontiin aina pienet kalenteriruudut kyseiseltä ja seuraavalta kuukaudelta. Lisäksi kuukausikoonnissa on aina kiinni jokin väritettävä tarra tylsiä kokouksia varten, joissa ei voi kaivaa esille kalenterin puuhaboksia.

Viikkoaukeama

Viikkoaukeama koostuu pysty päivistä. Jokaisessa päivässä on kolme lokeroa, joista pääsääntöisesti aina ylin lokero on varattu työpäivän merkintöihin. Näin hahmotan parhaiten työpäivän kulun ja sen millaisia työtehtäviä päivässä on. Hahmottamista varten olen pyrkinyt käyttämään värikoodausta, koska silloin näen nopealla vilkaisulla jo mitä työpäivä pitää sillään. Kun työ on monipuolista ja vaihtelevaa ja jotta mikään asia ei unohdu, ovat värikoodit kyllä varsinainen pelastus, etenkin silloin kun työt toistuvat viikosta toiseen samanlaisina. Lisäksi sivun muistiinpano kohtaan saan merkittyä ne työtehtävät, jotka tulee hoitaa kyseisen viikon aikana, mutta päivällä ei ole niin merkitystä. Sunnuntain alin ruutu on puolestaan varattu siihen, että saan merkittyä kyseisen pyhän Raamatun tekstit ylös.



To Do -listat

To do -listat on helppo tapa pitää hoidettavat asiat järjestyksessä. Koska kalenterin työruudukon tila on rajalinen, ei siihen mahdu työtehtävien lisäksi kirjoittamaan juurikaan mitään muuta, voin huoleta käyttää to do -listoja helpottamaan muistettavien asioiden hoitamista. To Do -listoihin merkitsen ylös esim. puheiden kirjoittamiset ja laskujen hoitamiset. Näin kaikki asiat tulevat varmasti hoidetuksi.

Koristeltu viikkoaukeama

Minulla ei työni vuoksi voi olla käytössä kuin yksi kalenteri, joten siihen tulee merkittyä kaikki asiat. Jotta kalenteri pysyisi järjestyksessä oli pakko luoda järjestelmä, joka mahdollistaa sen, ettei henkilökohtaiset ja työasiat ole kaikki sekaisin vaan, oikeasti hahmotan sen, mitä tapahtuu milloinkin. Olen huomannut tämän ratkaisun toimivaksi. Miten sinä käytät kalenteria? Miten sinä olet hahmottanut viikon rytmitystä?

ps... Pahoittelut tummista kuvista, yritän ensi kerraksi saada kuviin lisää valoa.